Polityka Prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

sklepu internetowego helea.pl

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osób korzystających ze sklepu internetowego HELEA pod adresem https://helea.pl, w tym osób odwiedzających stronę, składających zamówienia, posiadających Konto, uczestniczących w programie lojalnościowym, zapisanych do newslettera, wystawiających opinie oraz kontaktujących się z HELEA.
2. Administratorem danych osobowych jest HELEA Agnieszka Dudziak, ul. Gałczyńskiego 11, 62-050 Mosina, NIP 7831554905, REGON 529825283, e-mail: agnes@helea.pl, dalej „Administrator” lub „HELEA”.
3. W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się e-mailem albo listownie na adres Administratora. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
4. Dane są przetwarzane zgodnie z RODO oraz właściwymi przepisami polskimi i unijnymi, w szczególności dotyczącymi ochrony danych, komunikacji elektronicznej, praw konsumenta, rachunkowości i podatków.
5. Sklep działa na platformie Shoper dostarczanej przez cyber_Folks S.A. Platforma zapewnia narzędzia techniczne do prowadzenia Kont, koszyka, zamówień, programu lojalnościowego i ustawień cookies.

§ 2. Najważniejsze zasady

1. Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do konkretnego celu i tylko wtedy, gdy ma odpowiednią podstawę prawną.

• 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem;
• 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego;
• 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora;
• 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda.

2. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są konieczne do wykonania wybranej czynności, np. realizacji zamówienia, założenia Konta, rozpatrzenia reklamacji lub wysyłki newslettera.
3. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Dane mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika, z urządzenia i przeglądarki, od operatora płatności lub przewoźnika oraz z serwisów społecznościowych, gdy użytkownik korzysta z tych kanałów.

§ 3. Cele i okresy przetwarzania

1. Zamówienia i zakupy bez rejestracji

Przetwarzamy dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, informacje o zamówieniu, dostawie, płatności oraz dane do faktury. Służą one zawarciu i wykonaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonaniu obowiązków podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz zabezpieczeniu roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zakup bez rejestracji nie powoduje utworzenia Konta ani zapisu do newslettera.

Dane przechowujemy przez czas realizacji zamówienia, następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dokumenty sprzedaży są wystawiane przez HELEA w internetowej usłudze Subiekt 123.

2. Konto klienta, lista ulubionych i logowanie zewnętrzne

W celu prowadzenia Konta przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, dane dostępowe, zapisane adresy, historię Zamówień, ustawienia Konta i listę ulubionych. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy o prowadzenie Konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Klient może również skorzystać z dostępnej w Sklepie możliwości logowania za pomocą konta Google lub Facebook. W takim przypadku otrzymujemy od dostawcy wybranej metody logowania dane niezbędne do uwierzytelnienia użytkownika i utworzenia lub powiązania Konta w Sklepie, w zakresie udostępnionym przez danego dostawcę i zaakceptowanym przez użytkownika.

Korzystanie z logowania przez Google lub Facebook jest dobrowolne. Klient może korzystać również z innych dostępnych sposobów logowania lub dokonać zakupu bez zakładania Konta. Google i Meta przetwarzają dane związane z korzystaniem z ich usług również jako niezależni administratorzy, zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

Dane Konta przechowujemy do jego usunięcia, z wyjątkiem informacji, które musimy zachować ze względu na obowiązki prawne, reklamacje, bezpieczeństwo lub roszczenia.

Jeżeli lista ulubionych działa bez zalogowania za pomocą cookies, jej działanie zależy również od ustawień cookies użytkownika.

3. Program lojalnościowy

Program lojalnościowy jest funkcją platformy Shoper. Przetwarzamy dane Konta, historię zamówień oraz informacje o naliczonych i wykorzystanych punktach lub korzyściach. Podstawą jest wykonanie umowy o udział w programie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane przechowujemy przez czas uczestnictwa, a następnie przez okres rozliczenia korzyści, wykonania obowiązków prawnych i przedawnienia roszczeń. Udział nie oznacza automatycznego zapisu do newslettera. Szczegóły określa regulamin programu lojalnościowego.

4. Zwroty, reklamacje i bezpieczeństwo produktów

W związku ze zwrotami i reklamacjami przetwarzamy dane kontaktowe, numer Zamówienia, informacje o Produkcie, treść zgłoszenia, zdjęcia oraz dane potrzebne do zwrotu płatności lub wysyłki. Podstawą przetwarzania jest wykonanie Umowy, realizacja obowiązków prawnych oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO).

Jeżeli zgłoszenie dotyczące kosmetyku zawiera informacje o reakcji skórnej lub inne dane dotyczące zdrowia, przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia zgłoszenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązków związanych z bezpieczeństwem Produktu. Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z przesłanek określonych w art. 9 ust. 2 RODO.

W przypadku podejrzenia ciężkiego działania niepożądanego związanego ze stosowaniem produktu kosmetycznego dane mogą zostać przetworzone i przekazane właściwym organom lub innym podmiotom w zakresie wymaganym przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów kosmetycznych.

Prosimy o nieprzesyłanie dokumentacji medycznej ani innych szczegółowych informacji o zdrowiu, jeżeli nie są one potrzebne do rozpatrzenia sprawy.

Dane przechowujemy przez czas obsługi sprawy, okres wymagany przepisami prawa oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Kontakt

W przypadku kontaktu e-mailem, telefonicznie, przez formularz, WhatsApp, media społecznościowe lub listownie przetwarzamy dane przekazane w wiadomości. Jeżeli kontakt dotyczy umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w pozostałych przypadkach – uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i ochronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przechowujemy przez czas potrzebny do zakończenia sprawy, a później tylko tak długo, jak wymaga tego prawo lub ochrona roszczeń.

6. Newsletter i GetResponse

Po dobrowolnym zapisie do Newslettera przetwarzamy adres e-mail, opcjonalnie imię oraz informacje dotyczące udzielenia i wycofania zgody. Podstawą przetwarzania danych w celu wysyłki Newslettera jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgoda na przesyłanie informacji handlowych i marketingu bezpośredniego zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

Do obsługi Newslettera, formularzy zapisu, pop-upów, serii powitalnych i automatyzacji wykorzystujemy GetResponse.

Jeżeli korzystamy z funkcji umożliwiających analizowanie otwarć wiadomości lub kliknięć w linki przypisanych do konkretnego odbiorcy, dane te są przetwarzane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Brak takiej zgody nie wpływa na możliwość otrzymywania Newslettera.

Z Newslettera można w każdej chwili zrezygnować, korzystając z linku znajdującego się w wiadomości lub kontaktując się z HELEA pod adresem agnes@helea.pl.

Dane związane z Newsletterem przechowujemy do czasu wycofania zgody lub zakończenia świadczenia tej usługi. Ograniczone informacje potwierdzające udzielenie lub wycofanie zgody możemy przechowywać dłużej, jeżeli jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7. Zweryfikowane opinie

Opinie mogą publikować osoby, które rzeczywiście kupiły oceniany produkt. Przetwarzamy treść i ocenę, dane podane przy opinii, e-mail, informacje o zakupie oraz dane techniczne. Przed publikacją HELEA ręcznie potwierdza zakup i moderuje opinię. Adres e-mail i numer zamówienia nie są publikowane.

Podstawą jest uzasadniony interes HELEA polegający na prezentowaniu wiarygodnych opinii i przeciwdziałaniu nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie odrzucamy opinii tylko dlatego, że jest negatywna. Możemy odmówić publikacji treści niezgodnej z prawem, obraźliwej, reklamowej, niedotyczącej produktu, zawierającej zbędne dane osobowe albo pochodzącej od osoby, której zakupu nie można potwierdzić. Dane przechowujemy przez czas publikacji i okres potrzebny do udokumentowania weryfikacji oraz ochrony roszczeń.

8. Media społecznościowe i WhatsApp

HELEA prowadzi profile w serwisach społecznościowych, w szczególności na Facebooku i Instagramie. W związku z korzystaniem z tych profili możemy przetwarzać nazwę profilu lub użytkownika, zdjęcie profilowe, publicznie dostępne informacje, reakcje, komentarze, wiadomości oraz informacje dotyczące aktywności użytkowników na profilach HELEA.

Jeżeli kontakt dotyczy Zamówienia, zawarcia lub wykonania Umowy albo działań podejmowanych na żądanie Klienta przed jej zawarciem, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach podstawą jest prawnie uzasadniony interes HELEA polegający na prowadzeniu komunikacji z użytkownikami, prezentowaniu działalności i oferty, obsłudze wiadomości i komentarzy, analizie zainteresowania publikowanymi treściami oraz ochronie przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Operatorzy serwisów społecznościowych, w szczególności Meta, przetwarzają dane użytkowników również jako odrębni administratorzy zgodnie z własnymi zasadami. W zakresie niektórych danych statystycznych dotyczących korzystania z profili HELEA może dochodzić do współadministracji danych przez HELEA i Meta na zasadach określonych przez operatora serwisu.

Kontakt z HELEA za pośrednictwem WhatsApp jest dobrowolny. W związku z takim kontaktem przetwarzamy numer telefonu, nazwę użytkownika oraz informacje przekazane w wiadomości w zakresie potrzebnym do obsługi sprawy. Użytkownik może zamiast tego skontaktować się z HELEA pocztą elektroniczną.

HELEA nie korzysta obecnie z Meta Pixela w Sklepie.

9. Prośby o opinię po zakupie

Jeżeli Klient wyraził zgodę na otrzymywanie od HELEA komunikacji handlowej lub marketingowej drogą elektroniczną, możemy po dokonaniu zakupu przesłać mu wiadomość z prośbą o wystawienie opinii o zakupionym Produkcie lub obsłudze Zamówienia.

W tym celu przetwarzamy adres e-mail, informacje o Zamówieniu i zakupionych Produktach oraz dane dotyczące wysłania wiadomości. Podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes HELEA polegający na pozyskiwaniu opinii klientów, ocenie jakości obsługi i prezentowaniu wiarygodnych opinii o Produktach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Do wysyłania takich wiadomości możemy wykorzystywać GetResponse. Klient może w każdej chwili wycofać zgodę na komunikację elektroniczną lub sprzeciwić się dalszemu wykorzystywaniu danych w tym celu.

§ 4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania danej usługi. Odbiorcami mogą być:

• cyber_Folks S.A. – dostawca platformy Shoper, hostingu oraz funkcji technicznych Sklepu; w zakresie danych przetwarzanych w związku z obsługą Sklepu działa na zlecenie HELEA jako podmiot przetwarzający, natomiast w odniesieniu do niektórych własnych narzędzi i danych analitycznych może działać jako odrębny administrator danych zgodnie z własną polityką prywatności;
• PayPro S.A. (Przelewy24), banki, wydawcy kart oraz operatorzy BLIK, Google Pay i Apple Pay – obsługa płatności;
• InPost, DPD, DHL, ORLEN Paczka, Pocztex/Poczta Polska oraz operatorzy przesyłek zagranicznych dostępni w Shoperze – dostawa zamówień;
• GetResponse – newsletter, formularze, pop-upy, automatyzacje i skonfigurowane przez HELEA prośby o opinię;
• InsERT S.A. – dostawca internetowej usługi Subiekt 123 wykorzystywanej do wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży; w zakresie danych klientów wprowadzanych przez HELEA do Subiekt 123 InsERT S.A. działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie HELEA;
• biuro rachunkowe, doradcy podatkowi, prawni i ubezpieczyciele;
• Google i Meta – w przypadku korzystania przez użytkownika z logowania do Sklepu za pomocą konta Google lub Facebook;
• Google – Google Analytics oraz inne narzędzia uruchomione zgodnie z ustawieniami zgód;
• Meta – Facebook, Instagram i WhatsApp, bez aktywnego Meta Pixela w Sklepie;
• dostawcy poczty, domeny, IT, bezpieczeństwa i kopii zapasowych;
• sądy, urzędy, organy podatkowe, organy ścigania i inne podmioty uprawnione na podstawie prawa.

Część odbiorców działa jako podmioty przetwarzające na zlecenie HELEA, a część jako niezależni administratorzy, np. operatorzy płatności, przewoźnicy lub serwisy społecznościowe w zakresie określonym przez prawo i ich własne usługi.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług niektórych dostawców, w szczególności Google, Meta, GetResponse lub ich podwykonawców, dane osobowe mogą być przekazywane lub przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, odbywa się to zgodnie z zasadami określonymi w RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych, w tym – w przypadku uprawnionych odbiorców w Stanach Zjednoczonych – EU–US Data Privacy Framework, albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach dotyczących konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z HELEA pod adresem agnes@helea.pl.

§ 6. Prawa użytkownika

W zakresie określonym w RODO użytkownik ma prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych, jeżeli nie ma podstaw do ich dalszego przechowywania;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego w dowolnym momencie;
• wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

Żądanie można wysłać na agnes@helea.pl albo adres firmy. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Przy sprawie skomplikowanej termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO. Możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości. Prawo do usunięcia nie obejmuje danych, które musimy przechowywać z powodu obowiązków prawnych, reklamacji lub roszczeń.

§ 7. Profilowanie i decyzje automatyczne

HELEA nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w ramach działań marketingowych dane będą wykorzystywane do profilowania, np. do tworzenia grup odbiorców lub dopasowywania komunikacji do zainteresowań użytkowników, będzie się to odbywać wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej i – gdy jest to wymagane – po uzyskaniu zgody użytkownika.

Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowaniu związanemu z takim marketingiem.

§ 8. Pliki cookies

1. Informacje podstawowe

Cookies to informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika. Sklep może stosować także podobne technologie, np. pamięć lokalną, znaczniki lub identyfikatory internetowe. Cookies mogą pochodzić od HELEA, Shoper albo zewnętrznych dostawców. Niektóre identyfikatory, adresy IP i dane urządzenia mogą stanowić dane osobowe, nawet jeśli HELEA nie zna imienia użytkownika.

2. Kategorie cookies

Niezbędne do działania strony

Są konieczne do prawidłowego działania Sklepu i korzystania z funkcji wybranych przez użytkownika, takich jak utrzymanie sesji, obsługa koszyka, logowanie, składanie Zamówienia, zapamiętanie ustawień prywatności oraz zapewnienie funkcji technicznych niezbędnych do bezpiecznego korzystania ze Sklepu.

Nie wymagają zgody użytkownika, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do wykonania transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi świadczonej drogą elektroniczną, której użytkownik zażądał. Ich zablokowanie może spowodować, że niektóre podstawowe funkcje Sklepu nie będą działały prawidłowo.

Funkcjonalne

Zapamiętują wybory i udostępniają dodatkowe funkcje, np. personalizację, integracje, osadzone treści lub listę ulubionych bez logowania. Działają na podstawie zgody. Odmowa nie blokuje podstawowych zakupów, ale może ograniczyć dodatkowe funkcje.

Analityczne

Pomagają liczyć wizyty, źródła ruchu, popularność produktów i sposób korzystania ze strony. Mogą być wykorzystywane przez Google Analytics. Działają na podstawie zgody. Dane nie muszą wskazywać imienia użytkownika, ale mogą obejmować identyfikatory internetowe.

Analityczne dostawcy oprogramowania

Są wykorzystywane przez cyber_Folks S.A. do analiz i rozwoju platformy Shoper oraz pomiaru skuteczności jej działań. Działają na podstawie zgody. Szczegóły: https://www.shoper.pl/static/dokumenty/polityka-prywatnosci-dla-osob-odwiedzajacych-sklepy-internetowe.pdf.

Marketingowe

Mogą mierzyć reklamy, tworzyć grupy odbiorców, wspierać remarketing i dopasowywać reklamy do zainteresowań. Działają wyłącznie po zgodzie. HELEA nie ma obecnie Meta Pixela. Samo wyświetlanie tej kategorii w panelu nie oznacza, że każde możliwe narzędzie reklamowe jest aktywne; aktualny zakres zależy od integracji wskazanych w ustawieniach cookies.

3. Wybór i zmiana zgody

Przy pierwszej wizycie użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, pozostawić tylko niezbędne albo indywidualnie dostosować kategorie. Opcjonalne cookies i podobne technologie wymagające zgody są uruchamiane dopiero po jej wyrażeniu. Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać poprzez link „Ustawienia plików cookies” dostępny w Sklepie. Cookies można też usuwać lub blokować w przeglądarce.

Cookies sesyjne są usuwane po zakończeniu sesji, a trwałe działają przez okres wskazany w ustawieniach lub do wcześniejszego usunięcia. Aktualne kategorie, dostawcy i ustawienia są dostępne w panelu cookies.

4. Treści osadzone

Na stronie mogą być osadzane materiały z Facebooka, Instagrama, YouTube lub innych serwisów. Ich wyświetlenie może powodować połączenie z serwerem dostawcy i przekazanie danych technicznych. Jeżeli wymaga to opcjonalnych cookies, materiał powinien uruchomić się dopiero po zgodzie. Dostawca może przetwarzać dane według własnych zasad, zwłaszcza gdy użytkownik jest w nim zalogowany.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

HELEA stosuje odpowiednie do ryzyka środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą, ujawnieniem lub dostępem osób nieuprawnionych.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych zadań, a dostawcy przetwarzający dane na zlecenie HELEA są dobierani z uwzględnieniem wymagań dotyczących ochrony danych osobowych.

Użytkownik powinien chronić dane dostępowe do swojego Konta, nie udostępniać hasła innym osobom oraz wylogować się po zakończeniu korzystania ze Sklepu na urządzeniu współdzielonym z innymi osobami.

Podejrzenie nieuprawnionego wykorzystania danych lub Konta można zgłosić na adres agnes@helea.pl.

§ 10. Dane dzieci

Sklep oferuje produkty przeznaczone również dla dzieci, ale nie kieruje do dzieci samodzielnych usług newsletterowych ani reklamy spersonalizowanej. Dane dziecka mogą być przetwarzane, gdy rodzic lub opiekun wskaże je jako odbiorcę przesyłki. Nie należy podawać danych dziecka, jeżeli nie są potrzebne do realizacji zamówienia.

§ 11. Zmiany Polityki

Polityka może zostać zmieniona wskutek zmian prawa, funkcji Sklepu, dostawców lub sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja i data obowiązywania są dostępne na helea.pl. Jeżeli nowe działanie wymaga zgody, HELEA poprosi o nią przed rozpoczęciem przetwarzania. Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych klientów.